เจาะลึกข้อมูลสำคัญ

    1. นายจ้าง

            เพื่อให้ระบบสวัสดิการขององค์กรยืนอยู่บนเงื่อนไขสภาพความจริงของนายจ้าง เราต้องเริ่มต้นทำความเข้าใจ รวมทั้งสำรวจดูความพร้อมของนายจ้างว่าสามารถรองรับระบบงานที่จะเกิดขึ้นหรือไม่
                     1.1 องค์กรของคุณใหญ่ขนาดไหน?  ให้มองที่ขนาดของธุรกิจว่าบริษัทคุณอยู่ในกลุ่มที่เป็นยักษ์ใหญ่ ปานกลาง หรือว่าขนาดย่อม โดยอาจดูจากขนาดของสินทรัพย์ หรือรายได้ของบริษัทเมื่อเทียบกับบริษัทอื่นในอุตสาหกรรมเดียวกันก็ได้
                     1.2 การเติบโตขององค์กรเป็นอย่างไร? ดูได้จากการเพิ่มขึ้นหรือลดลงของยอดขาย รายได้ หรือกำไร แล้วมาประเมินภาพของตัวเองในอนาคตดู

                     1.3 ความสามารถในการจ่ายเงินเพิ่มเติมเข้ากองทุนมีมาก/น้อยเพียงไร? หมายถึงอัตราการจ่ายเงินสมทบเข้ากองทุนของฝั่งนายจ้าง
                     1.4 มีพนักงานรับผิดชอบในเรื่องนี้หรือไม่/อย่างไร? นายจ้างควรมีบุคลากรที่สามารถติดต่อเรื่องการนำส่งเงินเข้ากองทุนและการจัดทำรายชื่อสมาชิกกองทุน รวมทั้งรับผิดชอบงานธุรการอื่นๆ ได้ โดยอาจเป็นบุคลากรจากฝ่ายการพนักงานหรือฝ่ายการเงินก็ได้

    2. ลูกจ้าง

            ลองเช็คดูว่าผู้ที่จะเข้ามาเป็นสมาชิกในกองทุนนี้ มีองค์ประกอบหรือลักษณะเด่น-ด้อยอย่างไร ซึ่งมีส่วนทำให้กองทุนมีลักษณะเป็นอย่างไร?
                      2.1 ลูกจ้างมีกี่คน? จำนวนลูกจ้างประจำและลูกจ้างชั่วคราว...ทั้งหมด
                      2.2 ลักษณะโครงสร้างของลูกจ้างเป็นเช่นไร? ไม่ว่าจะเป็นสัดส่วนของลูกจ้างประจำต่อลูกจ้างชั่วคราว อัตราการเข้า - ออกของลูกจ้าง โครงสร้างอายุของลูกจ้าง เป็นต้น เพื่อจะได้รู้ว่าในองค์กรมีภาวะลูกจ้างเข้า - ออกบ่อยเพียงไร เป็นภาระสำหรับงานเอกสาร หรืองานด้านธุรการมากน้อยเพียงไร
                      2.3 ความสามารถในการออมของลูกจ้างอยู่ในระดับไหน? โดยอาจพิจารณาจากอายุของลูกจ้างหรือรายได้ต่อเดือนของลูกจ้าง และประมาณการจำนวนเงินที่สามารถออมได้
                      2.4 การศึกษาและความรู้มากน้อยเพียงไร? เฉพาะเจาะจงถึงความเข้าใจของลูกจ้างเกี่ยวกับกองทุนสำรองเลี้ยงชีพและความสำคัญของการออมเพื่อเกษียณอายุ สำรวจดูด้วยว่าลูกจ้างมีความเข้าใจในเรื่องกองทุนสำรองเลี้ยงชีพมากน้อยเพียงไร เพื่อคุณสามารถวางแผนสำหรับการให้ความรู้ในเรื่องดังกล่าวแก่พวกเขาได้อย่างเหมาะสม

    3. ประมาณการขนาดของเงินกองทุน

            สำหรับเงินก้อนนี้...คงต้องประเมินว่าน่าจะมีขนาดสักเท่าไร จะมีเงินเข้า-ออกในแต่ละเดือน เป็นจำนวนเท่าไร และจะเติบโตไปในทิศทางใด?

                       3.1 มีเงินเริ่มแรกเท่าไร? เช่น ณ วันแรกที่มีการจัดตั้งกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ เงินสมทบทั้งหมดที่นายจ้างจ่ายเพิ่มเติมให้ และเงินสะสมที่ลูกจ้างใส่ไว้ในกองทุนจะเป็นเท่าไร
                       3.2 จำนวนเงินสะสมและสมทบ ในแต่ละเดือนเท่ากับเท่าไหร่? ลองประเมินจำนวนโดยตั้งหลักไว้ก่อนเลยว่า นายจ้างจะเป็นผู้จ่ายเงินสมทบ ในจำนวนไม่น้อยกว่าที่ลูกจ้างจ่ายเงินสะสม
                       3.3 อัตราการขยายตัวของเงินกองทุนน่าจะเป็นเช่นไร? มองออกไปข้างหน้าเลยว่า ในอนาคตถ้าเกิดมีการเปลี่ยนแปลงอัตราเงินสะสมและเงินสมทบเพิ่มสูงขึ้น หรือหากนายจ้างขยายรับลูกจ้างเพิ่มมากขึ้น ขนาดของเงินกองทุนจะเป็นอย่างไร

    4. บริษัทจัดการ

        นักบริหารเงินมืออาชีพ ด้วยความที่ระบบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ มีองค์ประกอบสำคัญคือ ผู้บริหารเงินที่ต้องเป็นบุคคลอื่นซึ่งไม่ใช่นายจ้าง คุณจึงต้องมองหาข้อมูลเกี่ยวกับมืออาชีพที่จะเข้ามาช่วยบริหารเงินกองทุนก้อนนี้ โดยผู้ประกอบธุรกิจรับบริหารกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ จะต้องได้รับใบอนุญาตจากทางสำนักงาน ก.ล.ต. ให้สามารถประกอบธุรกิจหลักทรัพย์ประเภทการจัดการกองทุนส่วนบุคคลได้ เพราะกองทุนสำรองเลี้ยงชีพแบบนี้ ถูกจัดให้เป็นกองทุนส่วนบุคคลประเภทหนึ่ง แต่นอกจากจะรู้ข้อมูลว่า บริษัทจัดการที่ดำเนินธุรกิจอยู่ในประเทศไทยมีใครอยู่บ้างแล้วยังต้องรู้ให้ลึกลงไปอีกว่า บริษัทจัดการที่น่าจะจ้างไว้ต้องมีคุณลักษณะอย่างไรบ้าง โดยศึกษาข้อมูลของบริษัทจัดการก่อนทำการคัดเลือก

    -  ตัวอย่างแบบประเมินการคัดเลือกบริษัทจัดการ

    -  pooled fund  fact sheet

 เลือกรูปแบบกองทุน

            โดยทั่วไปแล้วรูปแบบของกองทุนสำรองเลี้ยงชีพมี 2 ประเภท ได้แก่กองทุนที่มีนายจ้างรายเดียวจัดตั้งขึ้น (single fund) หรือกองทุนเดี่ยว และกองทุนที่มีนายจ้างหลายรายร่วมกันจัดตั้ง (pooled fund) หรือกองทุนร่วม

            การที่จะเลือกเป็น Single Fund หรือ Pooled Fund คณะทำงานต้องพิจารณาดูให้ถ้วนถี่ในหลาย ๆ เรื่อง ลองเอาปัจจัยที่รวบรวมจากการสำรวจข้อมูลในขั้นตอนแรกมาชั่งน้ำหนักดูก่อน หากนายจ้างไม่ได้มีเงื่อนไข ขนาด และความต้องการที่ลึกลับซับซ้อนมาก ก็อาจจะเหมาะสมกับการรวมตัวอยู่เป็นส่วนหนึ่งของ Pooled Fund ซึ่งหากเทียบกับการซื้อเสื้อผ้า ก็เข้าตำรา "เหมาโหลถูกกว่า" ด้วยมีระบบการบริหารที่ร่วมกันแชร์ค่าใช้จ่ายได้ ในขณะที่ระบบ Single Fund ออกจะเป็นระบบ "สั่งตัด" ที่ทำเพื่อให้พอดีตัวคุณ โดยเฉพาะบริการหรือเงื่อนไขความต้องการย่อมจะเป็นได้..ดั่งใจ ไม่ว่าจะจุกจิกจู้จี้มากแค่ไหน..แต่นั่นคือกองทุนต้องแบกรับภาระเรื่องค่าใช้จ่ายไว้เพียงผู้เดียว

          อย่างไรก็ดี ขนาดเงินของกองทุนขึ้นอยู่กับการตกลงกับบริษัทจัดการด้วย
 

 พิจารณา...ค่าใช้จ่าย

             เรื่องค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในระบบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพนี้ ประกอบด้วยเรื่องหลัก ๆ 4 เรื่อง ได้แก่            

                1.  ค่าธรรมเนียมการจัดการ
                2.  ค่าธรรมเนียมผู้รับฝากทรัพย์สิน อิงตามมูลค่าทรัพย์สินสุทธิของกองทุน
                3.  ค่าทะเบียนสมาชิก
                4.  ค่าผู้สอบบัญชี

            สำหรับค่าใช้จ่าย 2 เรื่องแรก ส่วนใหญ่มักจะอิงตามมูลค่าทรัพย์สินสุทธิของกองทุน ทำให้ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นของ Single Fund และ Pooled Fund ไม่แตกต่างกันมากนัก ขึ้นอยู่กับข้อตกลงกับบริษัทจัดการ  ส่วนค่าทะเบียนสมาชิกอาจคิดจากจำนวนสมาชิกหรือบางบริษัทจัดการอาจคิดรวมกับค่าธรรมเนียมการจัดการ นอกจากนี้ ค่าสอบบัญชีส่วนใหญ่จะมีค่าธรรมเนียมขั้นต่ำ ซึ่งเป็นต้นทุนคงที่ หากเป็นกองทุนที่มีขนาดเล็ก ก็จะไม่มีคนอื่นมาช่วยแบ่งเบาภาระ แต่หากเป็นกองทุนที่มีขนาดใหญ่ เช่น Pooled Fund แม้จะมีค่าสอบบัญชีสูงขึ้น แต่ก็มีนายจ้างหลายรายมาช่วยแบ่งเบาภาระ
 

 กลไกบริหารงาน

            กลไกสำคัญของการบริหารกองทุนสำรองเลี้ยงชีพก็คือ คณะกรรมการกองทุน ซึ่งจะมีที่มาจาก 2 ฝ่ายสำคัญ คือ กรรมการกองทุนฝ่ายนายจ้าง มาจากการแต่งตั้งของนายจ้าง และกรรมการกองทุนฝ่ายลูกจ้าง มาจากการเลือกตั้งของลูกจ้างในฐานะสมาชิกกองทุน ซึ่งคณะกรรมการกองทุนของ Single Fund และ Pooled Fund จะมีบทบาทที่แตกต่างกัน

            คณะกรรมการกองทุนในระบบ Single Fund จะมีหน้าที่ในการคัดเลือก และทำสัญญากับบริษัทจัดการ ผู้รับฝากทรัพย์สิน ผู้สอบบัญชี เสนอแก้ไขข้อบังคับกองทุน รวมทั้งประสานงานกับบุคคลอื่น ๆ แต่ถ้าเป็นคณะกรรมการกองทุนในระบบ Pooled Fundแล้ว คณะกรรมการกองทุนของแต่ละบริษัทจะมีบทบาทในด้านการกำหนดหรือแก้ไขเพิ่มเติมข้อบังคับเฉพาะส่วนของบริษัทตน เช่น อัตราเงินสะสมและสมทบ การจ่ายเงินสมทบ และผลประโยชน์เมื่อสิ้นสมาชิกภาพ ในขณะที่งานหลักในด้านการบริหาร การกำหนดนโยบายและข้อบังคับหลักจะตกอยู่กับบริษัทจัดการ

            อย่างไรก็ดี นอกจากจะทำหน้าที่ต่าง ๆ เองแล้ว คณะกรรมการกองทุนยังสามารถมอบหมายให้บริษัทจัดการทำหน้าที่แทนได้ในส่วนของการคัดเลือกผู้รับฝากทรัพย์สิน ผู้สอบบัญชี รวมทั้งมอบหมายให้บริษัทจัดการเป็นตัวแทนในการยื่นขอจัดตั้งกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ หรือขอแก้ไขข้อบังคับกองทุนกับสำนักงาน ก.ล.ต.