ในการจัดตั้งกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ควรพิจารณาดำเนินการตามขั้นตอนดังนี้
 

 รณรงค์ความรู้เรื่องกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

            กองทุนสำรองเลี้ยงชีพที่จัดตั้งขึ้นจะดำเนินการไปได้ด้วยดี ก็ต่อเมื่อนายจ้างและลูกจ้างให้ความร่วมมือกันเป็นอย่างดี ดังนั้น นายจ้างที่ยังไม่เคยมีระบบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพมาก่อน จึงต้องไม่ลืมที่จะจัดโปรแกรมประชาสัมพันธ์ความรู้ในเรื่องดังกล่าว ให้ลูกจ้างภายในองค์กรเข้าใจว่า การสะสมเงินผ่านกองทุนนี้มีระบบดำเนินการอย่างไร รวมทั้งจะก่อให้เกิดประโยชน์ต่อ ผู้เป็นสมาชิกกองทุนอย่างไรบ้าง สิทธิประโยชน์ที่แต่ละฝ่ายจะได้รับ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในเรื่องภาษี เหล่านี้ย่อมเป็นไปเพื่อสร้างความยอมรับในระบบการออมเงินเพื่ออนาคต รวมทั้งการเข้ามามีส่วนร่วมต่อกิจกรรมทั้งหลายที่เกี่ยวข้องกับการบริหารกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

            นายจ้างอาจเผยแพร่ความรู้ในรูปแบบต่าง ๆ ให้เหมาะสมกับลักษณะของลูกจ้างภายในองค์กร โดยอาจใช้สื่อสิ่งพิมพ์หรือการจัดสัมมนาโดยร่วมมือกับบริษัทจัดการ นอกจากนี้อาจจัดให้มีหน่วยงานหรือผู้รับผิดชอบที่ให้ความรู้ในเรื่องอย่างต่อเนื่อง โดยทำหน้าที่ในการให้ความรู้ แจ้งข่าว รวมทั้งตอบคำถามข้อข้องใจของสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

 ประสานงานเพื่อการจัดตั้งกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ

    1.จัดตั้งคณะกรรมการ 
            หลังจากที่ทั้งลูกจ้างและนายจ้างมีความรู้ และความเข้าใจในเรื่องกองทุนที่จะตั้งขึ้นแล้ว ก็หมายความว่าทุกฝ่ายมีความพร้อมที่จะเข้ามามีบทบาทในการจัดตั้งกองทุน ดังนั้น คณะทำงานสามารถสานต่อภารกิจ ในเรื่องของการจัดตั้งคณะกรรมการกองทุนได้เลย ทั้งนี้ คณะกรรมการกองทุนดังกล่าวจะประกอบด้วยคนของทั้ง 2 ฝ่าย คือ นายจ้างแต่งตั้งกรรมการกองทุนฝ่ายนายจ้างและลูกจ้างเลือกตั้งตัวแทนเข้าทำหน้าที่เป็นกรรมการกองทุนฝ่ายลูกจ้าง

    2. เลือก และจ้างบริษัทจัดการ
            ดูบริษัทจัดการ ในขั้นตอนนี้ คณะกรรมการกองทุนต้องร่วมกันพิจารณาข้อมูลของบริษัทจัดการ เพื่อหาบริษัทที่เหมาะสมเข้ามาทำหน้าที่บริหารเงินก้อนนี้ โดยปัจจัยที่ในการพิจารณาบริษัทจัดการดูได้จากการคัดเลือกบริษัทจัดการ นอกจากนี้คณะกรรมการกองทุนอาจเชิญให้บริษัทจัดการแต่ละรายเข้ามาแนะนำตัวและนำเสนอข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการบริหารกองทุน อย่างไรก็ดี คณะกรรมการกองทุนอาจพิจารณาเลือกบริษัทจัดการมากกว่า 1 รายเข้ามาทำหน้าที่ก็ได้ ถ้ามองเห็นแล้วว่า เงินกองทุนก้อนนี้จะมีจำนวนไม่น้อย แต่ต้องไม่ลืมว่าการจ้างบริษัทจัดการมากกว่า 1 ราย ก็จะทำให้เป็นการเพิ่มงานปฏิบัติการและต้องมีระบบที่รองรับ

            ผู้ให้บริการด้านอื่นๆ ในการดำเนินงานเพื่อบริหารกองทุนของบริษัทจัดการนี้ บริษัทจัดการไม่ได้ดำเนินการเพียงผู้เดียว แต่มีผู้ประกอบวิชาชีพอื่น ๆ เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย เพราะกฎหมายได้กำหนดเงื่อนไขสำคัญในการทำงาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการแยกทรัพย์สินของกองทุนออกเป็นนิติบุคคลต่างหาก ไม่ปะปนกับทรัพย์สินของนายจ้างและบริษัทจัดการ ดังนั้น บริษัทจัดการจึงต้องจัดให้มีอีก 2 ฝ่ายสำคัญ ได้แก่ ผู้รับฝากทรัพย์สิน ซึ่งจะดูแลและเก็บรักษาทรัพย์สินของกองทุนไว้ทั้งหมด ผู้สอบบัญชีดูแลสอบเช็คและรับรองรายงานทางการเงิน ซึ่งทั้ง 2 ฝ่ายนี้ ต้องเป็นผู้ที่ทางการคือ สำนักงาน ก.ล.ต. ให้ความเห็นชอบให้ประกอบธุรกิจประเภทดังกล่าวได้ นอกจากนี้ยังมีนายทะเบียนสมาชิก ที่คอยดูแลข้อมูลของสมาชิกกองทุนอีกด้วย

    3. ทำสัญญา
               สัญญาเพื่อว่าจ้างบริษัทจัดการนี้ ไม่ควรจะมีอายุสัญญาสั้นเกินไปเนื่องจากโดยทั่วไปกองทุน สำรองเลี้ยงชีพควรมุ่งเน้นการลงทุนระยะยาว ดังนั้น การเปลี่ยนสัญญากับบริษัทจัดการบ่อยจะทำให้การลงทุนไม่ต่อเนื่องและอาจทำให้บริษัทจัดการมุ่งลงทุนเพียงเพื่อผลการดำเนินการในระยะสั้นเท่านั้น ทั้งนี้ ไม่รวมถึงกรณีที่เป็นการต่อสัญญาโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ ก่อนที่จะมีการลงนามในสัญญาร่วมกับบริษัทจัดการ คณะกรรมการกองทุนต้องไม่ลืมที่จะศึกษาปัจจัยและเงื่อนไขต่าง ๆ ในสัญญาให้ถี่ถ้วนก่อนเพื่อมิให้เกิดปัญหาขึ้นในภายหลัง

    4. จดทะเบียนจัดตั้งกองทุน
            เพื่อให้กองทุนที่จัดตั้งขึ้น เป็นนิติบุคคลที่ถูกต้องตามกฎหมาย หลังจากได้ทำทุกขั้นตอนเสร็จสิ้นจนถึงขั้นลงนามในสัญญากับบริษัทจัดการแล้ว คณะกรรมการกองทุนอาจเปิดทางให้บริษัทจัดการมีบทบาทมากขึ้น ในการประสานงานระหว่างคณะกรรมการกองทุนและสำนักงาน ก.ล.ต. เพื่อการจดทะเบียนจัดตั้งกองทุนหรือแก้ไขข้อบังคับกองทุน หากตกอยู่ในกรณีใด ๆ ที่ต้องมีการแก้ไขข้อบังคับกองทุน
 

Single Fund : บริษัทจัดการอาจเข้ามาช่วยในการเตรียมเอกสาร เพื่อยื่นข้อบังคับกองทุนและขอจัดตั้งกองทุนสำรองเลี้ยงชีพต่อสำนักงาน ก.ล.ต. Pooled Fund : บริษัทจัดการอาจเข้ามาช่วยในการเตรียมเอกสารจัดทำข้อบังคับกองทุนเฉพาะส่วนซึ่งแตกต่างจากข้อบังคับหลัก เช่น เรื่องอัตราการจ่ายเงินสะสมและเงินสมทบ เป็นต้น และแก้ไขข้อบังคับกองทุนหลักเพื่อนำไปยื่นต่อสำนักงาน ก.ล.ต.

    5. บริหารกองทุน และรายงานผลการดำเนินการ

ระบบส่งเงิน & ทะเบียน นายจ้างต้องจัดให้มีบุคคลที่รับผิดชอบในเรื่องการจัดทำทะเบียนสมาชิกในบริษัทอย่างชัดเจน โดยอาจเป็นฝ่ายการเงินหรือฝ่ายการพนักงานที่มีหน้าที่เกี่ยวข้องกับการจ่ายเงินเดือนพนักงานอยู่แล้ว เพื่อเก็บรายละเอียดเกี่ยวกับอัตราการจ่ายเงินสะสมของสมาชิกแต่ละราย รวมทั้งจำนวนเงินสะสมและเงินสมทบทั้งหมดในแต่ละงวดที่จะต้องจ่ายเข้ากองทุน เพื่อให้บริษัทจัดการนำเงินไปจัดการลงทุน โดยนายจ้างจะต้องนำส่งเงินสะสมและเงินสมทบเข้ากองทุนภายใน 3 วันนับแต่วันที่นายจ้างจ่ายเงินเดือนให้แก่ลูกจ้าง มิฉะนั้นจะต้องเสียค่าปรับในการนำส่งเงินล่าช้าในอัตราร้อยละ 5 ต่อเดือนของจำนวนเงินสะสมและเงินสมทบที่ต้องนำส่งในงวดนั้น นอกจากนี้ นายจ้างควรจัดให้มีการตรวจสอบว่า มีการนำส่งเงินเข้ากองทุนถูกต้องหรือไม่ เพื่อมิให้เกิดปัญหาในภายหลัง

ลงทุนตามนโยบาย หลังจากที่นายจ้างนำส่งเงินสะสมและเงินสมทบเข้ากองทุนแล้ว บริษัทจัดการก็จะนำเงินนั้นไปลงทุนตามนโยบายที่ระบุไว้ในสัญญา โดยมีคณะกรรมการกองทุนทำหน้าที่ติดตามการทำงานของบริษัทจัดการว่า มีการลงทุนเป็นไปตามที่กำหนดไว้หรือไม่  นอกจากนี้ สำนักงาน ก.ล.ต. ได้เปิดโอกาสให้สมาชิกมีทางเลือกในการลงทุนตามความเหมาะสมของตนเอง (employee's choice) หรือระบบลูกจ้างเลือกลงทุน เพื่อให้สมาชิกสามารถเลือกลงทุนในนโยบายการลงทุนที่เหมาะสมกับวัย ผลตอบแทนที่ต้องการ และความเสี่ยงที่ยอมรับได้ แต่ทั้งนี้การจะนำระบบลูกจ้างเลือกลงทุนมาใช้หรือไม่ ก็ขึ้นอยู่กับความพร้อมและความเข้าใจในเรื่องของการเลือกนโยบายการลงทุนของสมาชิกกองทุนสำรองเลี้ยงชีพและความพร้อมด้านระบบงานของนายจ้างเป็นหลัก

รายงานอยู่เสมอ บริษัทจัดการจะต้องจัดทำรายงานเกี่ยวกับการบริหารเงินกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ว่ามีการนำเงินกองทุนไปลงทุนในทรัพย์สินประเภทใดบ้างและได้ผลตอบแทนเท่าไรให้แก่คณะกรรมการกองทุนและสมาชิกทราบ โดยจะรายงานผลการดำเนินการดังกล่าวให้แก่คณะกรรมการกองทุนเป็นรายเดือนและรายปีและมีการรายงานให้สมาชิกทราบถึงเงินสะสม เงินสมทบและผลประโยชน์ที่ตนได้รับ ปีละ 2 ครั้ง  อย่างไรก็ดี หากสมาชิกต้องการทราบว่าบริษัทจัดการนำเงินไปลงทุนอย่างไร ก็สามารถขอดูรายงานผลการดำเนินการได้ที่คณะกรรมการกองทุนเช่นกัน