Home | E-Newsletter | สรรหามาเล่า | โปรแกรมช่วยคำนวณภาษี | FAQ | English

แนวทางการปฏิบัติหน้าที่ภายใต้การกำกับดูแลกิจการที่ดี  (code of best practice)

           กฎหมายปัจจุบันกำหนดให้คณะกรรมการกองทุนมีหน้าที่ควบคุมดูแลกิจการทั่วไปของกองทุน และให้มีอำนาจแต่งตั้งผู้จัดการกองทุน และเป็นผู้แทนของกองทุนในกิจการที่เกี่ยวกับบุคคลภายนอก ซึ่งเป็นการกำหนดหน้าที่อย่างกว้างๆ ไม่ได้ระบุชัดลงไปว่าคณะกรรมการกองทุนต้องมีหน้าที่บริหารกองทุน โดยดูแลเงินของสมาชิกให้เกิดประโยชน์ที่ดีที่สุดภายใต้ความเสี่ยงที่ยอมรับได้ ซึ่งในต่างประเทศจะเรียกหน้าที่แบบนี้ว่า "fiduciary duty"

          พื้นฐานของการมี fiduciary duty จะแบ่งได้เป็น 3 เรื่องหลัก คือ เรื่องแรกจะคล้ายๆ กับการทำหน้าที่พลเมืองดีที่ต้องยึดหลักความซื่อสัตย์สุจริต มีจรรยาบรรณ (duty of loyalty) เช่น ต้องไม่ตัดสินใจกระทำการใด ๆ ที่จะทำให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกองทุนหรือประโยชน์กับสมาชิก ต้องให้ความช่วยเหลือสมาชิกทุกคนอย่างเท่าเทียมกัน เป็นต้น เรื่องที่สองคือ ต้องปฏิบัติหน้าที่เยี่ยงผู้มีความรู้ความสามารถอย่างเต็มที่ โดยยึดหลักความระมัดระวังรักษาผลประโยชน์ของสมาชิก (duty of care) เป็นสำคัญเช่น ต้องกำหนดนโยบายการลงทุนที่เหมาะสมกับสมาชิกกองทุน เพื่อสร้างหลักประกันให้แก่สมาชิกเมื่อออกจากงาน และเรื่องสุดท้ายคือ หลักการติดตามดูแล โดยติดตามผลการดำเนินงานของกองทุนและการปฏิบัติหน้าที่ของผู้ที่เกี่ยวข้องกับกองทุน (duty to monitor) ว่าได้ปฏิบัติหน้าที่ตามที่ตกลงกันไว้หรือไม่

  หลักความซื่อสัตย์ (Duty of loyalty)

          ในการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการกองทุนต้องประสานงานและติดต่อกับ บุคคลหลายฝ่าย ไม่ว่าจะเป็นสมาชิกกองทุน นายจ้าง บริษัทจัดการ ผู้รับฝากทรัพย์สิน และผู้สอบบัญชี เป็นต้น และในการตัดสินใจกระทำการใด ๆ ของคณะกรรมการกองทุนกับบุคคลเหล่านี้อาจพบสถานการณ์ ที่มีลักษณะของความขัดแย้งทางผลประโยชน์ระหว่างกองทุนกับบุคคลที่เกี่ยวข้องหลายประการ เช่น
              - ผู้บริหารของบริษัทนายจ้างขอให้กองทุนลงทุนในหลักทรัพย์ของบริษัทนายจ้าง เนื่องจากเกรงว่าจะเสนอขายไม่หมด
              - บริษัทจัดการเสนอให้ของกำนัลแก่คณะกรรมการกองทุน หากบริษัทจัดการได้รับเลือกให้จัดการกองทุนต่อไป
              - นายจ้างขอให้ระงับการจ่ายเงินให้สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ เนื่องจากสมาชิกมีหนี้ที่ค้างชำระกับนายจ้างอยู่
             แนวทางปฏิบัติ
             คณะกรรมการกองทุนควรจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานที่รองรับธุรกรรมที่อาจก่อให้เกิด ความขัดแย้งทางผลประโยชน์ รวมถึงต้องสะท้อนให้เห็นการดำเนินการต่าง ๆ ของคณะกรรมการกองทุน ว่าเป็นไปอย่างมีจรรยาบรรณและเป็นธรรมกับสมาชิกทุกคน โดยคู่มือปฏิบัติงานควรครอบคลุมในเรื่องต่อไปนี้  

            1. การลงทุนที่มีลักษณะของความขัดแย้งทางผลประโยชน์

                    ด้วยภาระหน้าที่ของคณะกรรมการกองทุนที่ต้องกำหนดนโยบายการลงทุนของกองทุน ซึ่งในบางครั้งคณะกรรมการกองทุนอาจต้องเผชิญกับการเลือกหลักทรัพย์ที่จะลงทุนซึ่งมี ความขัดแย้งทางผลประโยชน์รวมอยู่ด้วย แต่การลงทุนในหลักทรัพย์ดังกล่าวก็ไม่ได้ส่งผลเสียหายกับกองทุนเสมอไป บางครั้งอาจนำมาซึ่งผลกำไรให้แก่กองทุนได้  อย่างไรก็ดี เพื่อให้การปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการกองทุนเป็นไปอย่างโปร่งใสและนำมาซึ่งผลประโยชน์ของสมาชิกอย่างแท้จริง คณะกรรมการกองทุนควรกำหนดมาตรการที่ชัดเจนในเรื่องดังกล่าว ดังนี้

                       1.1 การกำหนดลักษณะการลงทุนที่เข้าข่าย
                                คณะกรรมการกองทุนควรกำหนดลักษณะการลงทุนในหลักทรัพย์หรือทรัพย์สินที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับกองทุน เช่น
                                  หลักทรัพย์หรือทรัพย์สินของนายจ้าง หรือบริษัทในเครือของนายจ้าง
                                  หลักทรัพย์หรือทรัพย์สินที่บริษัทจัดการหรือบริษัทในเครือของบริษัทจัดการเป็นผู้ออก ผู้รับรอง รับอาวัล สลักหลัง ค้ำประกัน หรือรับฝากเงิน
                                  หน่วยลงทุนของกองทุนรวมที่บริษัทจัดการรับผิดชอบ
                                  หลักทรัพย์หรือทรัพย์สินของบริษัทที่บริษัทจัดการเป็นที่ปรึกษาทางการเงิน หรือเป็นผู้จัดจำหน่าย
                                  หลักทรัพย์หรือทรัพย์สินที่คณะกรรมการกองทุนมีส่วนเกี่ยวข้อง เช่น เป็นผู้ถือหุ้น หรือกรรมการ เป็นต้น
                       1.2 การกำหนดแนวทางปฏิบัติ
                               คณะกรรมการกองทุนควรกำหนดแนวทางปฏิบัติที่ชัดเจนเมื่อต้องเผชิญกับธุรกรรมที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ เช่น
                               ทางเลือกที่1    กำหนดให้บริษัทจัดการต้องขอความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากคณะกรรมการกองทุนก่อนการลงทุนทุกครั้ง ซึ่งวิธีนี้มีข้อดีคือ คณะกรรมการกองทุนมีเวลาไตร่ตรองอย่างรอบคอบก่อนตัดสินใจให้ลงทุน ซึ่งอาจช่วยลดผลเสียหายที่อาจเกิดขึ้นกับกองทุนได้ แต่มีข้อเสียคือ กองทุนอาจเสียโอกาสในการลงทุน เนื่องจากบริษัทจัดการต้องรอมติจากคณะกรรมการกองทุนก่อนการลงทุน
                              ทางเลือกที่2    กำหนดเป็นนโยบายไว้ในสัญญาการจัดการ เช่น ประเภทของหลักทรัพย์ที่สามารถลงทุนได้ และสัดส่วนที่ให้ลงทุนได้ เป็นต้น ซึ่งวิธีนี้จะทำให้บริษัทจัดการมีความคล่องตัวในการลงทุนมากขึ้น และกองทุนก็ไม่เสียโอกาสในการลงทุน

                             ในกรณีที่บริษัทจัดการจะลงทุนในหลักทรัพย์นอกเหนือจากที่ระบุไว้ในสัญญา คณะกรรมการกองทุนควรกำหนดให้บริษัทจัดการต้องขอความยินยอมเป็นลายลักษณ์อักษรจากคณะกรรมการกองทุนก่อนโดยให้ปฏิบัติดังนี้
                             (ก) ให้บริษัทจัดการจัดทำข้อมูลเกี่ยวกับหลักทรัพย์หรือทรัพย์สินนั้น พร้อมทั้งระบุเหตุผลของการลงทุนในหลักทรัพย์ดังกล่าวเพื่อขอมติจากที่ประชุม ทั้งนี้ คณะกรรมการกองทุนอาจตั้งคำถามว่า
                                      -  มีทางเลือกอื่นที่ดีกว่าหรือไม่
                                      -  กลยุทธ์การลงทุนเป็นอย่างไร หากเกิดความผิดพลาด
                             (ข) หากคณะกรรมการกองทุนเห็นชอบในโอกาสต่อไปก็อาจแก้ไขสัญญาการจัดการให้รวมหลักทรัพย์ดังกล่าวไว้ในประเภทที่ให้บริษัทจัดการลงทุนได้

            2. ประเด็นความขัดแย้งทางผลประโยชน์ที่เกี่ยวกับการคัดเลือกผู้ให้บริการ

                    หน้าที่ที่สำคัญอย่างหนึ่งในการบริหารกองทุนคือ คณะกรรมการกองทุนต้องคัดเลือกบริษัทจัดการ ผู้ปฏิบัติการกองทุน และผู้รับฝากทรัพย์สินของกองทุน ซึ่งในทางปฏิบัติคณะกรรมการกองทุนอาจประสบปัญหาในการคัดเลือกหลายประการ เช่น
                         มีการเสนอให้ของกำนัลแก่คณะกรรมการกองทุนหรือสมาชิก เพื่อแลกเปลี่ยนกับการได้รับการคัดเลือก
                         ใช้ความสัมพันธ์ส่วนตัวของคณะกรรมการกองทุนมาเป็นปัจจัยหลักในการเลือก เช่น ความสัมพันธ์ในลักษณะญาติหรือเพื่อนสนิทของคณะกรรมการกองทุน เป็นต้น
                         นายจ้างถือหุ้นในบริษัทที่เป็นผู้ให้บริการ
                    
                    ดังนั้น เพื่อให้ขั้นตอนการคัดเลือกเป็นไปอย่างโปร่งใสและกองทุนได้บุคคลที่มีความสามารถมาจัดการกองทุนเพื่อให้เกิดผลประโยชน์ที่ดีที่สุดของสมาชิก คณะกรรมการกองทุนควรมีมาตรการในเรื่องดังกล่าว ดังนี  ้

                    2.1 การกำหนดเกณฑ์การรับของกำนัล
                             คณะกรรมการกองทุนควรกำหนดเกณฑ์อย่างชัดเจนในการรับของกำนัล หรือผลประโยชน์พิเศษจากบริษัทจัดการและผู้ให้บริการอื่น (service provider) โดยแบ่งเป็นระดับดังนี้
                                  ของกำนัลที่ให้แก่สมาชิกทุกคน  หากคณะกรรมการกองทุนพิจารณาแล้วว่า จะนำมาซึ่งประโยชน์กับสมาชิกทุกคนในกองทุนและมูลค่าของกำนัลอยู่ในวงเงินไม่สูงเกินไปจนเชื่อได้ว่า ผู้ให้บริการมีผลประโยชน์อื่นใดจากการบริหารกองทุนก็สามารถรับไว้ได้
                                  ของกำนัลที่ให้เฉพาะกับคณะกรรมการกองทุน   คณะกรรมการกองทุนควรกำหนดหลักเกณฑ์ให้ชัดเจนว่า ไม่ควรรับของกำนัลมูลค่าเกินกว่าที่กำหนดไว้ เนื่องจากของกำนัลที่มีมูลค่าสูงอาจตีความหมายได้ว่าผู้ให้มีวัตถุประสงค์แอบแฝง ดังนั้น คณะกรรมการกองทุนจึงควรกำหนดเกณฑ์มูลค่าของกำนัลสูงสุดที่ยอมรับได้ไว้ หรือในกรณีที่คณะกรรมการกองทุนพิจารณาแล้วว่า ของกำนัลดังกล่าวจะทำให้การทำงานของคณะกรรมการกองทุนมีประสิทธิภาพมากขึ้น ก็สามารถรับไว้ได้

                    2.2 การกำหนดเกณฑ์ในการเปิดเผยข้อมูล
                             คณะกรรมการกองทุนควรมีระบบเปิดเผยข้อมูลในเรื่องต่อไปนี้
                                  ความสัมพันธ์ของกรรมการกับบริษัทจัดการหรือผู้ให้บริการ (service provider) เช่น กำหนดให้กรรมการแจ้งต่อที่ประชุม คณะกรรมการกองทุนถึงความสัมพันธ์กับบริษัทจัดการหรือผู้ที่เกี่ยวข้องในการประชุมเพื่อคัดเลือกผู้ให้บริการ หรือกำหนดห้ามออกเสียงลงมติในการคัดเลือกผู้ให้บริการ เป็นต้น
                                  เกณฑ์การรับของกำนัลและของกำนัลที่ได้รับมา เช่น เปิดเผยไว้ที่บอร์ดประชาสัมพันธ์ หรือรายงานในการประชุมใหญ่ สมาชิก เป็นต้น เพื่อแสดงให้เห็นถึงความโปร่งใสในการปฏิบัติหน้าที่ของคณะกรรมการกองทุน

             3. การจ่ายเงินให้สมาชิก

                        นอกเหนือจากภาระหน้าที่ในการคัดเลือกบริษัทจัดการและผู้ให้บริการด้านอื่นๆ แก่กองทุนแล้ว คณะกรรมการกองทุนยังคงมีบทบาทสำคัญในฐานะเป็นตัวกลางในการติดต่อกับบริษัทจัดการ เพื่อให้สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพได้รับเงินภายใน 30 วันตามที่กฎหมายกำหนดไว้ โดยคณะกรรมการกองทุนต้องจัดส่งข้อมูลการสิ้นสมาชิกภาพของสมาชิกให้แก่บริษัทจัดการ เมื่อบริษัทจัดการได้รับข้อมูลครบถ้วนแล้ว จะออกเช็คสั่งจ่ายให้สมาชิกโดยส่งผ่านไปยังคณะกรรมการกองทุนเพื่อติดต่อให้สมาชิกมารับเงิน ซึ่งหากสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพไม่ได้รับเงินภายในเวลาที่กฎหมายกำหนด คณะกรรมการกองทุนอาจถูกสมาชิกฟ้องร้องได้ ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงเหตุการณ์ที่คณะกรรมการกองทุนอาจถูกฟ้องร้อง คณะกรรมการกองทุนควรมีมาตรการในเรื่องการจ่ายเงินให้สมาชิก ดังนี้

                    3.1 การจ่ายเงินให้แก่สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพด้วยเหตุปกติ
                             คณะกรรมการกองทุนควรดำเนินการดังนี้
                             (ก) กำหนดเป็นลายลักษณ์อักษรไว้ในข้อบังคับกองทุนเกี่ยวกับหน้าที่ของคณะกรรมการกองทุนในการแจ้งสิ้นสมาชิกภาพและจัดส่งเอกสารหลักฐานให้แก่บริษัทจัดการเพื่อดำเนินการจ่ายเงินให้สมาชิกในทางปฏิบัติบริษัทจัดการจะใช้เวลาดำเนินการจ่ายเงินให้สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพภายใน 15 วันนับจากวันที่ได้รับเอกสารหลักฐานครบถ้วน ดังนั้น เพื่อให้สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพได้รับเงินภายใน 30 วันตามที่กฎหมายกำหนด คณะกรรมการกองทุนควรจัดส่งเอกสารหลักฐานเกี่ยวกับการสิ้นสมาชิกภาพของสมาชิกให้แก่บริษัทจัดการภายในระยะเวลาไม่เกิน 15 วันนับแต่วันที่คณะกรรมการกองทุนทราบว่าสมาชิกออกจากงาน
                            (ข) ระบุความรับผิดชอบของบริษัทจัดการไว้ในสัญญาการจัดการให้จ่ายเงินให้แก่สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพภายในระยะเวลาไม่เกิน 15 วันหลังจากที่ได้รับเอกสารหลักฐานครบถ้วน
                            อย่างไรก็ดี ไม่มีหลักเกณฑ์ตายตัวสำหรับการกำหนดจำนวนวันที่คณะกรรมการกองทุนและบริษัทจัดการจะต้องรับผิดชอบตาม (ก) และ (ข) ซึ่งอาจเปลี่ยนแปลงได้ตามความเหมาะสมของแต่ละกองทุน แต่คณะกรรมการกองทุนต้องมั่นใจว่า สมาชิกจะได้รับเงินภายในระยะเวลาไม่เกิน 30 วันนับแต่วันสิ้นสมาชิกภาพตามที่กฎหมายกำหนด
                             (ก) สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพมีปัญหากับนายจ้าง
                                     เช่น สมาชิกมีหนี้สินกับนายจ้างหรือสมาชิกอยู่ระหว่างถูกสอบสวนทางวินัย ซึ่งสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพอาจถูกระงับการจ่ายเงินจากกองทุน เป็นต้น คณะกรรมการกองทุนควรมีมาตรการเพื่อให้สมาชิกได้รับความยุติธรรม โดยตรวจสอบว่า ในข้อบังคับกองทุนระบุเหตุของการไม่จ่ายเงินจากกองทุนในกรณีใดบ้าง ซึ่งครอบคลุมกรณีที่คณะกรรมการกองทุนกำลังพิจารณาอยู่หรือไม่ หากพิจารณาแล้วว่าไม่อยู่ในเงื่อนไขที่กองทุนจะปฏิเสธการจ่ายเงินได้ คณะกรรมการกองทุนจะต้องจ่ายเงินให้แก่สมาชิกผู้นั้นตามสัดส่วนผลประโยชน์ที่สมาชิกควรได้รับ มิฉะนั้นแล้วคณะกรรมการกองทุนอาจถูกฟ้องร้องจากสมาชิกได้ เช่น กรณีข้อบังคับระบุว่าสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพเพราะเหตุถูกไล่ออกจากงานหรือนายจ้างเลิกจ้างเพราะประพฤติผิดอย่างร้ายแรงขัดต่อระเบียบวินัยข้อบังคับการทำงาน จะไม่มีสิทธิรับเงินสมทบและผลประโยชน์ของเงินสมทบ ดังนั้น หากนายจ้างอนุมัติให้สมาชิกลาออกจากงานได้ในขณะที่อยู่ระหว่างการสอบสวนคดีฉ้อโกงเงินจากนายจ้าง ต่อมานายจ้างมีหนังสือให้คณะกรรมการกองทุนระงับการจ่ายเงินกองทุนในส่วนของนายจ้าง โดยอ้างเหตุเลิกจ้างเพราะประพฤติผิดร้ายแรงขัดต่อระเบียบข้อบังคับกองทุน คณะกรรมการกองทุนไม่สามารถระงับการจ่ายเงินดังกล่าวได้ เพราะขัดกับเงื่อนไขที่ระบุไว้ในข้อบังคับกองทุน
                             (ข) สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพมีปัญหากับเจ้าหนี้
                                      คณะกรรมการกองทุนต้องศึกษาข้อกฎหมายที่เกี่ยวข้อง คือ มาตรา 24 แห่ง พ.ร.บ. กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ พ.ศ. 2530 เพื่อให้สมาชิกได้รับความเป็นธรรมมากที่สุด ดังนี้
 

คดีความ

กรณีสิ้นสมาชิกภาพแล้ว

คดีแพ่ง

เจ้าหนี้ /เจ้าพนักงานบังคับคดีไม่มีอำนาจบังคับคดีให้สมาชิกจ่ายคืนภาระหนี้สินที่มีอยู่กับเงินที่ได้รับจากกองทุน

คดีล้มละลาย

เจ้าพนักงานพิทักษ์ทรัพย์มีอำนาจรวบรวมเงินค่าจ้างของลูกจ้างได้ทั้งหมด ซึ่งรวมถึงเงินที่ได้จากกองทุนด้วย แต่ต้องจ่ายค่าเลี้ยงชีพให้แก่ลูกจ้างตามฐานานุรูป

กลับไปด้านบน
 

  หลักความระมัดระวัง (Duty of care)

               โดยที่คณะกรรมการกองทุนเป็นผู้ที่ได้รับความไว้วางใจจากสมาชิกให้ทำหน้าที่บริหารเงินที่ได้รับมาให้เกิดผลประโยชน์ที่ดีที่สุดต่อสมาชิก ดังนั้น คณะกรรมการกองทุนจึงต้องมีภาระหน้าที่สำคัญในการพิจารณาคัดเลือกบริษัทจัดการที่มีระบบงานและบุคลากรครบถ้วนเข้ามา บริหารเงินกองทุนก้อนสุดท้าย นอกจากนี้ คณะกรรมการกองทุนยังต้องมีหน้าที่ในการกำหนดนโยบายการลงทุนที่เหมาะสมกับสมาชิก อย่างไรก็ดี คณะกรรมการกองทุนอาจพบปัญหาในทางปฏิบัติที่เกิดจากภาระหน้าที่ดังกล่าวได้ เช่น
              - ขาดแนวทางการคัดเลือกบริษัทจัดการ จึงพิจารณาจากค่าธรรมเนียมการจัดการเพียงปัจจัยเดียวในการคัดเลือกบริษัทจัดการ โดยไม่พิจารณาถึงคุณภาพของบริการที่จะได้รับ
              - กำหนดนโยบายการลงทุนไม่สอดคล้องกับความต้องการและความเสี่ยงที่สมาชิกยอมรับได้
              - ขาดระบบติดตามให้บริษัทจัดการใช้สิทธิออกเสียงในฐานะผู้ถือหลักทรัพย์ในบริษัทที่กองทุนลงทุน เพื่อป้องกันไม่ให้กองทุนและสมาชิกเสียประโยชน์

              แนวทางปฏิบัติ
              คณะกรรมการกองทุนควรจัดทำคู่มือการปฏิบัติงานที่สะท้อนให้เห็นว่าคณะกรรมการกองทุนได้มีความระมัดระวังและรักษาผลประโยชน์ของสมาชิก โดยคู่มือปฏิบัติงานควรครอบคลุมในเรื่องต่อไปนี้

             1. การคัดเลือกบริษัทจัดการ

                   เนื่องจากการลงทุนเป็นหัวใจสำคัญของการบริหารกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ ดังนั้น ในการคัดเลือกบริษัทจัดการรายใหม่หรือการต่อสัญญากับบริษัทจัดการรายเดิม คณะกรรมการกองทุน ควรตระหนักถึงความสำคัญของการคัดเลือกบริษัทจัดการที่มีระบบงานรองรับการดำเนินงานของกองทุนได้อย่างเหมาะสม ปลอดภัย และเป็นประโยชน์ต่อสมาชิก โดยกำหนดหลักปฏิบัติที่ชัดเจนในเรื่องดังกล่าว

                    1.1 กำหนดเกณฑ์ที่ใช้พิจารณา ซึ่งประกอบไปด้วยหลักเกณฑ์ 2 ด้าน คือ
                             (ก) ระบบงานของบริษัทจัดการ ประกอบด้วย
                                        ระบบจัดการลงทุน : คณะกรรมการกองทุนควรพิจารณาถึง
                                                 ขั้นตอนการตัดสินใจลงทุน : การเลือกหลักทรัพย์ที่จะลงทุนจนถึง การตัดสินใจของผู้จัดการกองทุน มีคณะกรรมการพิจารณาการลงทุนหรือไม่ ประกอบด้วยใครบ้าง และมีหน้าที่ความรับผิดชอบอย่างไร ผู้จัดการกองทุนมีการตัดสินใจลงทุนอย่างไร รวมทั้งมีการบันทึกเหตุผล ประกอบการตัดสินใจลงทุนหรือไม่
                                                 ข้อมูลที่ผู้จัดการกองทุนใช้ประกอบการตัดสินใจลงทุน เช่น บทวิเคราะห์จากฝ่ายวิจัยของบริษัทจัดการหรือบริษัทหลักทรัพย์ งบการเงิน ข้อมูลจากการเยี่ยมชม บริษัทจดทะเบียน เป็นต้น
                                                 การจัดสรรหลักทรัพย์ : กรณีที่มีหลายกองทุนสั่งซื้อหลักทรัพย์ ตัวเดียวกัน แต่ได้หลักทรัพย์ไม่ครบตามที่สั่งซื้อ ผู้จัดการกองทุนจะจัดสรรหลักทรัพย์ให้แต่ละกองทุนอย่างไร
                                                 วิธีปฏิบัติของการลงทุนในหลักทรัพย์ที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ : มีวิธีปฏิบัติอย่างไร มีการขอความยินยอมจากคณะกรรมการกองทุนหรือไม
                                        ระบบทะเบียนสมาชิกและการรับ-จ่ายเงินให้สมาชิก
                                                 ช่องทางที่จะอำนวยความสะดวกในการรับ-จ่ายเงิน
                                                 ความรวดเร็วในการจ่ายเงินให้แก่สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ
                                                 มีระบบฐานข้อมูลและทะเบียนสมาชิกที่ถูกต้องน่าเชื่อถือ
                                        ระบบการเปิดเผยข้อมูล
                                                 ช่องทางในการเปิดเผยข้อมูล เช่น ส่งทางไปรษณีย์ e-mail หรือเผยแพร่ทางเว็บไซต์ เป็นต้น
                                                 ข้อมูลที่เปิดเผย ได้แก่ ผลการดำเนินงานของกองทุน รายงานการ ลงทุนให้คณะกรรมการกองทุนทราบทุกเดือน รายงานสถานะสมาชิกอย่างน้อยทุก 6 เดือน
                                        ระบบการควบคุมการปฏิบัติงาน : พิจารณาว่าบริษัทจัดการมีหน่วยงาน ควบคุมการปฏิบัติงานของหน่วยงานต่าง ๆ เพื่อให้ทำหน้าที่อย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้องตามกฎหมาย เช่น มีมาตรการป้องกันการกระทำที่อาจก่อให้เกิดความขัดแย้งทางผลประโยชน์ มีการป้องกันการฉ้อโกงของพนักงาน เป็นต้น
                                        ระบบการรับเรื่องร้องเรียน : พิจารณาว่าหน่วยงานใดของบริษัทจัดการ ที่เป็นผู้รับเรื่องร้องเรียนและใช้เวลาในการดำเนินการนานเพียงไร ่ บริการอื่น ๆ เช่น การให้ความรู้แก่สมาชิก หรือให้คำแนะนำที่เป็น ประโยชน์แก่คณะกรรมการกองทุนอย่างสม่ำเสมอ

                             (ข) ความมั่นคงของบริษัทจัดการ
                                      เพื่อให้แน่ใจว่าบริษัทจัดการจะสามารถบริหารกองทุนได้อย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าจะอยู่ในสถานการณ์ใด โดยพิจารณาจาก
                                        ผลการดำเนินงานที่ผ่านมา : พิจารณาจากงบการเงินหรือรายงาน ประจำปีของบริษัทจัดการ
                                        ผู้บริหารของบริษัทจัดการ : พิจารณาจากประสบการณ์ นโยบาย การดำเนินงาน โดยเฉพาะในด้านการจัดการกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ รวมถึงประวัติการกระทำผิดกฎหมาย
                                        ผู้จัดการกองทุน : เคยบริหารกองทุนประเภทใดบ้างและมีความชำนาญด้านใด
                                        การประกันความเสียหายที่จะเกิดขึ้น : บริษัทจัดการมีการทำประกัน เพื่อป้องกันความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นหรือมีวิธีป้องกันอื่น ๆ หรือไม่

                    1.2 กำหนดเกณฑ์การให้คะแนนและน้ำหนักในแต่ละปัจจัย
                             การให้คะแนนและน้ำหนักในแต่ละปัจจัยอาจแตกต่างกันในแต่ละกองทุน ขึ้นอยู่กับการพิจารณาของคณะกรรมการกองทุนว่าต้องการให้ความสำคัญในเรื่องใดบ้าง ทั้งนี้ มีข้อสังเกตว่าคณะกรรมการกองทุนอาจให้น้ำหนักในเรื่องความมั่นคงของบริษัทจัดการไม่มากนัก เนื่องจากทรัพย์สินของกองทุนถูกแยกจากทรัพย์สินของบริษัทจัดการอยู่แล้ว โดยมีผู้รับฝากทรัพย์สินเป็นผู้ดูแลความปลอดภัยให้
                             ทั้งนี้ ในกรณีที่คณะกรรมการกองทุนมีความประสงค์จะคัดเลือกบริษัทจัดการรายใหม่ คณะกรรมการกองทุนควรจัดทำขอบเขตการว่าจ้างงานบริษัทจัดการ (Term of Reference : TOR) ด้วย โดยระบุระยะเวลาในการว่าจ้างและเงื่อนไขในการยื่นข้อเสนอเป็นบริษัทจัดการ ซึ่งเงื่อนไขดังกล่าวต้องสะท้อนให้เห็นถึงปัจจัยที่คณะกรรมการกองทุนใช้พิจารณาตามข้อ (ก) และ (ข) ข้างต้น รวมถึงให้บริษัทจัดการประเมินค่าธรรมเนียมต่างๆ ด้วย แล้วจึงพิจารณาจัดส่งขอบเขตการว่าจ้างงานให้บริษัทจัดการที่สนใจ โดยตรวจสอบรายชื่อและข้อมูลบริษัทจัดการที่รับจัดการกองทุนสำรองเลี้ยงชีพได้จากเว็บไซต์กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ (www.thaipvd.com) หรือเว็บไซต์สมาคมบริษัทจัดการลงทุน (www.aimc.or.th) หลังจากนั้นคณะกรรมการกองทุนจึงดำเนินการต่อในข้อ 1.3
                     
                    1.3 พิจารณาให้คะแนนบริษัทจัดการ
                             ในขั้นตอนนี้คณะกรรมการกองทุนอาจเรียกบริษัทจัดการเข้ามาสัมภาษณ์หรือจะเข้าเยี่ยมชมการทำงานของบริษัทจัดการ (on-site visit) รวมถึงอาจสอบถามข้อมูลการใช้บริการจากคณะกรรมการกองทุนรายอื่นประกอบการให้คะแนนด้วยก็ได้ เพื่อตัดสินใจว่าจะต่อสัญญากับบริษัทจัดการรายนั้นต่อไปหรือไม่ หรือควรเลือกบริษัทจัดการรายใหม่รายใด
                     
                    1.4 ดำเนินการต่อสัญญากับบริษัทจัดการรายเดิม/จัดทำสัญญาว่าจ้างบริษัทจัดการรายใหม่
                             คณะกรรมการกองทุนควรให้ความสำคัญในเรื่องบทบาทหน้าที่ของบริษัทจัดการ เงื่อนไขการลงทุน การเปิดเผยข้อมูล และเงื่อนไขการเลิกสัญญา

             2. การกำหนดนโยบายการลงทุน

                   เนื่องจากสมาชิกกองทุนมีความหลากหลายทั้งทางด้านอายุ ผลตอบแทนที่ต้องการ และการยอมรับความเสี่ยง คณะกรรมการกองทุนจึงควรเลือกนโยบายการลงทุนจากที่บริษัทจัดการเสนอให้มีความเหมาะสมกับความต้องการของสมาชิก โดยคณะกรรมการกองทุนควรกำหนดขั้นตอนในการปฏิบัติงาน ดังนี้

                    2.1 จัดทำข้อมูลกองทุน  
                             คณะกรรมการกองทุนควรจัดทำข้อมูลรายละเอียดของกองทุนเป็นลายลักษณ์อักษร (fund's profile) โดยมีรายละเอียดหลักๆ ดังนี้
                             (ก) ประเภทของกองทุน  เช่น กองทุนเดี่ยว(ประกอบด้วยนายจ้างรายเดียว) หรือกองทุนร่วมทุน
                             (ข) ข้อมูลสมาชิก  โดยแบ่งตามช่วงอายุ อัตราการเข้า-ออก ประเภทของการจ้างงาน (ประจำ/รายวัน/ชั่วคราว)
                        
                    2.2 มอบหมายให้บริษัทจัดการเป็นผู้เสนอนโยบายการลงทุนที่เหมาะสม
                             คณะกรรมการกองทุนมอบหมายให้บริษัทจัดการเสนอนโยบายการลงทุน ที่เหมาะสม โดยอยู่ในขอบเขตที่คณะกรรมการกองทุนกำหนด ดังนี้
                             (ก) นโยบายการลงทุนที่กำหนดขึ้นควรเหมาะสมกับข้อมูลกองทุนที่ได้ในข้อ 2.1
                                      เช่น หากสมาชิกส่วนใหญ่ขององค์กรมีช่วงอายุ 30 – 40 ปี แสดงว่าสมาชิกเหล่านั้นมีระยะเวลาอีกมากกว่า 20 ปี ที่จะเกษียณอายุ ดังนั้น นโยบายการลงทุนของกองทุนที่บริษัทจัดการเสนอ อาจมีสัดส่วนการลงทุนในตราสารทุนสูงกว่าตราสารหนี้ได้ ในทางตรงกันข้าม หากสมาชิกส่วนใหญ่ขององค์กรมีช่วงอายุ 50 – 60 ปี นโยบายการลงทุนที่เหมาะสมอาจจะเน้นการลงทุนในตราสารหนี้ระยะสั้นและมีความเสี่ยงต่ำ เช่น เงินฝาก พันธบัตรรัฐบาล พันธบัตรรัฐวิสาหกิจ เป็นต้น เนื่องจากสมาชิกส่วนใหญ่อาจจะคำนึงเรื่องของการรักษาเงินต้นมากกว่าอัตราผลตอบแทน
                             (ข) ควรมีการกระจายความเสี่ยง (diversification)
                                      คณะกรรมการกองทุนควรกำหนดให้บริษัทจัดการเสนอนโยบายการลงทุนซึ่งมีการจัดสรรเงินลงทุน (asset allocation) ในประเภทของหลักทรัพย์อย่างเหมาะสม ไม่ให้น้ำหนักการลงทุนในหลักทรัพย์ประเภทใดมากเกินไป เพื่อลดความเสี่ยงโดยรวมของบัญชีเงินลงทุนทั้งหมด (portfolio) รวมถึงต้องดูแลให้บริษัทจัดการมีการประเมินภาระที่กองทุนจะต้องจ่ายให้กับสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพในแต่ละช่วงเวลาที่จะจัดสรรเงินลงทุนด้วย เพื่อให้กองทุนมีสภาพคล่องเพียงพอที่จะจ่ายเงินให้กับสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพได้ทันภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนดไว้  ทั้งนี้ คณะกรรมการกองทุนควรกำหนดให้บริษัทจัดการระบุการจัดสรรเงินลงทุนไว้เป็นลายลักษณ์อักษรแนบท้ายสัญญาการจัดการ เพื่อให้บริษัทจัดการลงทุนภายในขอบเขตที่กำหนดและยังใช้เป็นแนวทางติดตามการลงทุนของบริษัทจัดการด้วย
                             (ค) อัตราส่วนการลงทุนต้องเป็นไปตามที่กฎหมายกำหนดไว้
                                     เช่น สัดส่วนการลงทุนในทรัพย์สินของนายจ้าง สัดส่วนการลงทุนในทรัพย์สินของบริษัทใดบริษัทหนึ่ง เป็นต้น

                    2.3 ตรวจสอบนโยบายการลงทุนที่บริษัทจัดการเสนอ
                             เมื่อได้รับนโยบายการลงทุนจากบริษัทจัดการแล้ว คณะกรรมการกองทุนควร ตรวจสอบนโยบายการลงทุนที่กำหนดขึ้นให้อยู่ภายในขอบเขตตามข้อ 2.2

                    2.4 กำหนดตัวชี้วัดผลตอบแทนจากการลงทุนของกองทุน (benchmark)
                             คณะกรรมการกองทุนควรหารือร่วมกับบริษัทจัดการ เพื่อกำหนดตัวชี้วัด ผลตอบแทนจากการลงทุนของกองทุน (benchmark) ที่เหมาะสม สำหรับเป็นเครื่องมือเปรียบเทียบและวัดผลการดำเนินงานของกองทุน โดยเกณฑ์มาตรฐานของ benchmark ที่กำหนดขึ้นต้องสอดคล้องกับ นโยบายการลงทุน เช่น

             3. การคัดเลือกผู้สอบบัญชี  

                   โดยที่คณะกรรมการกองทุนมีหน้าที่ในการคัดเลือกและแต่งตั้งผู้สอบบัญชีกองทุน เพื่อตรวจสอบและแสดงความเห็นในงบการเงินของกองทุน โดยผู้สอบบัญชีกองทุนต้องมีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนด ดังนั้น คณะกรรมการกองทุนควรกำหนดขั้นตอนในการคัดเลือกผู้สอบบัญชี ดังนี้

                    3.1 ตรวจสอบว่าผู้สอบบัญชีที่จะแต่งตั้งมีคุณสมบัติตามที่สำนักงาน ก.ล.ต. กำหนดหรือไม่
                             โดยดูได้จากรายชื่อผู้สอบบัญชี  ซึ่งคณะกรรมการกองทุนจะต้องพิจารณาในประเด็นดังนี้
                             (ก)  หากกองทุนมีจำนวนสมาชิกไม่เกิน 100 ราย สามารถแต่งตั้งผู้สอบบัญชีที่รับอนุญาตทั่วไปได้                              

                             (ข)  หากกองทุนมีจำนวนสมาชิกมากกว่า 100 ราย ต้องเป็นผู้สอบบัญชีที่ได้รับความเห็นชอบจากสำนักงาน (List A, List B) ทั้งนี้ ให้ถือจำนวนสมาชิก ณ วันสิ้นเดือนก่อนวันที่แต่งตั้งผู้สอบบัญชีกองทุน
             
                    3.2 จัดเก็บเอกสารหลักฐานในการแต่งตั้งผู้สอบบัญชี โดยระบุจำนวนสมาชิก ณ วันสิ้นเดือนก่อนวันที่แต่งตั้งผู้สอบบัญชีกองทุนด้วย เพื่อเป็นการแสดงว่าคณะกรรมการกองทุนได้แต่งตั้งผู้สอบบัญชีถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่กฎหมายกำหนด

             4. การไปใช้สิทธิออกเสียงในฐานะผู้ถือหลักทรัพย์ (proxy voting)

                   ภารกิจที่สำคัญยิ่งอย่างหนึ่งของคณะกรรมการกองทุนที่ควรกระทำเพื่อประโยชน์ที่ดีที่สุดของสมาชิก คือ คณะกรรมการกองทุนควรทำหน้าที่ในการไปใช้สิทธิออกเสียงในบริษัทที่กองทุนไปลงทุนในฐานะตัวแทนกองทุน เพื่อเข้าไปกำกับดูแลการดำเนินงานของกิจการที่ลงทุน เพื่อให้กิจการนั้นดำเนินงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจะส่งผลดีต่อมูลค่าเงินลงทุนและประโยชน์ของกองทุนในฐานะที่เป็นผู้ลงทุน โดยคณะกรรมการกองทุนต้องกำหนดแนวทางปฏิบัติในการใช้สิทธิออกเสียง ดังนี้

                    4.1 การกำหนดเรื่องที่ต้องไปใช้สิทธิออกเสียง
                             คณะกรรมการกองทุนจะต้องไปใช้สิทธิออกเสียงอย่างน้อยในเรื่องที่มีความสำคัญต่อผลประโยชน์ของสมาชิก อันได้แก่เรื่องดังต่อไปนี้
                             (ก) ฐานะการเงิน ผลการดำเนินงาน และการจ่ายเงินปันผล
                             (ข) การได้มาหรือจำหน่ายไปซึ่งสินทรัพย์สำคัญ การซื้อขายให้เช่ากิจการ การควบหรือรวมกิจการ การจ้างบริหาร การครอบงำกิจการ
                             (ค) การแต่งตั้งและถอดถอนกรรมการ
                             (ง) การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างเงินทุนกิจการ เช่น การเพิ่มทุน ลดทุน การปรับโครงสร้างหนี้ การออกหุ้นกู้ เป็นต้น
                             (จ) การจ่ายค่าตอบแทนพิเศษให้แก่กรรมการ การเสนอขายหลักทรัพย์แก่กรรมการและพนักงาน
                             (ฉ) การทำรายการที่อาจมีความขัดแย้งทางผลประโยชน์กับผู้ถือหุ้นและบุคคลที่เกี่ยวข้องที่ต้องได้รับความเห็นชอบจากที่ประชุมผู้ถือหุ้น
                             นอกจากนี้ คณะกรรมการกองทุนควรพิจารณาใช้สิทธิออกเสียงในเรื่องอื่นๆ ที่เห็นว่าสำคัญอันจะเป็นการเสริมสร้างให้กิจการที่กองทุนไปลงทุนมีบรรษัทภิบาลที่ดีด้วย

                    4.2 การกำหนดนโยบายและขั้นตอนในการใช้สิทธิออกเสียง
                             คณะกรรมการกองทุนควรกำหนดแนวปฏิบัติในการใช้สิทธิออกเสียงเป็นลายลักษณ์อักษรในเรื่องดังต่อไปนี้
                             (ก) ขั้นตอนการใช้สิทธิออกเสียง
                             (ข) กำหนดตัวผู้ใช้สิทธิ หรือการมอบอำนาจ
                             (ค) กำหนดระบบในการสอบทานการปฏิบัติตามนโยบาย
                             (ง) กำหนดวิธีการเก็บรักษาเอกสารรายงานการใช้สิทธิออกเสียง
                             (จ) กำหนดแนวทางป้องกันความขัดแย้งทางผลประโยชน์ของคณะกรรมการกองทุนที่เกี่ยวข้อง เช่น คณะกรรมการกองทุนที่รับมอบหมายจะต้องมีความเป็นอิสระจากผู้บริหารของกิจการที่ลงทุน หรือไม่มีความสัมพันธ์ทางธุรกิจระหว่างกัน เป็นต้น

                    4.3 การจัดเก็บเอกสารและการเปิดเผยข้อมูล
                             คณะกรรมการกองทุนควรจัดเก็บเอกสารที่ใช้ประกอบการตัดสินใจ ผลการใช้สิทธิ พร้อมทั้งเหตุผล เพื่อให้สมาชิกสามารถตรวจดูข้อมูลในเรื่อง
                             (ก) นโยบายการใช้สิทธิออกเสียง
                             (ข) รายงานสรุปเกี่ยวกับการใช้สิทธิออกเสียงในรอบปี รวมทั้งรายละเอียดสำหรับการใช้สิทธิออกเสียง
                             อนึ่ง ทางการกำหนดหน้าที่ให้บริษัทจัดการต้องเสนอความเห็นของบริษัทจัดการในการใช้สิทธิออกเสียงให้แก่คณะกรรมการกองทุนเพื่อใช้เป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาใช้สิทธิออกเสียง หรือขอรับมอบหมายจากคณะกรรมการกองทุนเพื่อไปใช้สิทธิออกเสียงแทน ซึ่งบริษัทจัดการจะต้องปฏิบัติตามขั้นตอนข้างต้นด้วย

             5. การเปิดเผยข้อมูลให้สมาชิก

                   คณะกรรมการกองทุนต้องให้ความมั่นใจกับสมาชิกโดยการติดต่อสื่อสารกับสมาชิกกองทุนอย่างทั่วถึงและสม่ำเสมอ รวมถึงมีการเปิดเผยข้อมูลให้กับสมาชิกอย่างเพียงพอสำหรับการตัดสินใจในเรื่องที่สมาชิกต้องเกี่ยวข้องโดยตรง ซึ่งคณะกรรมการกองทุนควรระบุหลักปฏิบัติเกี่ยวกับการเปิดเผยข้อมูลให้สมาชิกทราบ โดยมีแนวทางในการดำเนินการดังตารางข้างล่างนี้
 

ข้อมูลที่ต้องเปิดเผย

 ความถี่ในการเปิดเผย

ช่องทางในการเปิดเผย

1. ข้อมูลเกี่ยวกับกองทุน 

      ข้อบังคับกองทุนและส่วนที่แก้ไข เพิ่มเติม

เมื่อรับสมัครสมาชิกใหม่ ควรให้สมาชิกดูข้อบังคับกองทุน
ทุกครั้งที่มีการแก้ไขข้อบังคับ

บอร์ดประชาสัมพันธ์
ระบบสื่อสารภายในของบริษัท (intranet)
จดหมายข่าว
     ฯลฯ

2. ข้อมูลการลงทุนของกองทุน

      2.1 วัตถุประสงค์และนโยบายการลงทุน

 อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง และแจ้งเมื่อมีการแก้ใข

บอร์ดประชาสัมพันธ์
ระบบสื่อสารภายในของบริษัท (intranet)
 จดหมายข่าว
      ฯลฯ 

      2.2 สถานะการลงทุนของกองทุน

ทุกเดือน

      2.3 ผลการดำเนินงานของกองทุน
 

ทุกปี

3. ข้อมูลรายสมาชิก

      ข้อมูลสัดส่วนยอดเงิน/จำนวนหน่วยของสมาชิกในกองทุน
 

ทุก 6 เดือน

ให้สมาชิกโดยตรง เนื่องจากเป็นข้อมูลลับรายสมาชิก

 4. ข้อมูลอื่น

      ข้อมูลเชิงเปรียบเทียบเกี่ยวกับค่าธรรมเนียม ความเสี่ยง และผลการดำเนินงานของแต่ละนโยบายการลงทุน

  ทุกครั้งที่ให้สมาชิกเลือกนโยบายการลงทุน

 บอร์ดประชาสัมพันธ์
 ระบบสื่อสารภายในของบริษัท (intranet)
 จดหมายข่าว
      ฯลฯ 

             6. การจัดเก็บเอกสาร

                   คณะกรรมการกองทุนควรจัดเก็บเอกสารเกี่ยวกับการดำเนินงานของกองทุน เพื่อให้สมาชิกสามารถเรียกดูข้อมูลหรือใช้ตรวจสอบการปฏิบัติงานของคณะกรรมการกองทุนว่าเป็นไปอย่างโปร่งใสและเพื่อประโยชน์ที่ดีที่สุดสำหรับสมาชิกหรือไม่ นอกจากนี้ เอกสารที่คณะกรรมการกองทุนจัดเก็บไว้ยังสามารถใช้เป็นหลักฐานอ้างอิงการปฏิบัติหน้าที่ในกรณีที่เกิดปัญหากับสมาชิกได้ เช่น ในกรณีที่สมาชิกร้องเรียนหรือฟ้องร้องคณะกรรมการกองทุนว่าไม่จ่ายเงินให้แก่สมาชิกภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด คณะกรรมการกองทุนสามารถนำเอกสารการจ่ายเงินซึ่งได้จัดเก็บไว้แสดงต่อสมาชิกหรือใช้ประกอบการพิจารณาคดี เป็นต้น โดยคณะกรรมการกองทุนควรจัดเก็บเอกสารอย่างน้อยในเรื่องต่อไปนี้

                    6.1 รายงานการประชุม
                             คณะกรรมการกองทุนควรจัดเก็บรายงานการประชุมของคณะกรรมการกองทุนและรายงานการประชุมใหญ่สมาชิกทุกครั้ง ทั้งนี้ รายงานการประชุมควรมีรายละเอียดเพียงพอที่จะแสดงให้เห็นถึงประเด็นการพิจารณาเหตุผลประกอบการพิจารณาตลอดจนมติของที่ประชุม

                    6.2 เอกสารเกี่ยวกับการจ่ายเงิน
                             คณะกรรมการกองทุนควรจัดทำทะเบียนคุมการรับเอกสารการจ่ายเงินจากบริษัทจัดการ เพื่อนำส่งให้แก่สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ โดยทะเบียนคุมดังกล่าวควรระบุวันที่รับเอกสารการจ่ายเงินจากบริษัทจัดการ บุคคลที่รับเอกสาร จำนวนเงินที่นำส่งวันที่จ่ายเงินให้แก่สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ การลงนามรับทราบของสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพ เป็นต้น

                    6.3 เอกสารเกี่ยวกับสมาชิก
                             เช่น ใบสมัครสมาชิกภาพ และเอกสารกำหนดผู้รับผลประโยชน์กรณีสมาชิกเสียชีวิต ซึ่งเป็นเอกสารที่ช่วยให้คณะกรรมการกองทุนจ่ายเงินสมทบและผลประโยชน์ของเงินสมทบให้แก่สมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพได้อย่างถูกต้อง เป็นต้น
                    6.4 เอกสารเกี่ยวกับการลงทุนของกองทุน
                             เช่น รายงานสถานะการลงทุน บันทึกเหตุผลการลงทุนของบริษัทจัดการกรณีการลงทุนที่มีความขัดแย้งทางผลประโยชน์ เป็นต้น

                    6.5 เอกสารเกี่ยวกับการแก้ไขข้อบังคับกองทุน
                             เช่น ข้อบังคับกองทุนในส่วนที่แก้ไข มติที่ประชุมคณะกรรมการกองทุนหรือสมาชิกในเรื่องที่แก้ไข เป็นต้น

                   อนึ่ง ในส่วนของระยะเวลาการจัดเก็บเอกสารนั้น โดยหลักตามกฎหมายแล้ว เมื่อเกิดปัญหาฟ้องร้องคดีความทางแพ่ง คดีความจะมีอายุความฟ้องร้องได้ 10 ปี ซึ่งคณะกรรมการกองทุนควรใช้ดุลยพินิจโดยคำนึงถึงความเหมาะสมของระยะเวลาในการจัดเก็บ โอกาสของการเกิดคดีความทางแพ่ง และภาระค่าใช้จ่ายที่จะเกิดขึ้น  

กลับไปด้านบน
 

 หลักการติดตามดูแล (Duty to monitor)

          โดยที่กฎหมายกำหนดให้คณะกรรมการกองทุนต้องแต่งตั้งบริษัทจัดการเพื่อบริหารเงินกองทุนและแต่งตั้งผู้รับฝากทรัพย์สินเพื่อเก็บรักษาทรัพย์สินของกองทุน ดังนั้น เพื่อให้สมาชิกมั่นใจได้ว่าบริษัทจัดการและผู้รับฝากทรัพย์สินที่ถูกเลือกมาแล้วจะปฏิบัติหน้าที่ด้วยความโปร่งใสและเป็นไปตามข้อบังคับของกองทุน คณะกรรมการกองทุนจึงมีหน้าที่ติดตามผลการดำเนินงานของกองทุน และการปฏิบัติหน้าที่ของผู้ให้บริการในด้านต่างๆ  อย่างไรก็ดี ในทางปฏิบัติคณะกรรมการกองทุนอาจประสบปัญหาในการติดตามหลายประการ เช่น
           ขาดแนวทางติดตามการปฏิบัติหน้าที่ของผู้ที่เกี่ยวข้องว่าจะต้องพิจารณาในประเด็นใดบ้าง
           ขาดความชำนาญเรื่องการลงทุน รวมถึงไม่มีเครื่องมือที่ใช้ในการสนับสนุนการทำงานของคณะกรรมการกองทุน
           ไม่มีเวลาในการติดตาม เพราะต้องปฏิบัติหน้าที่ในงานประจำที่ได้รับมอบหมาย

                 แนวทางปฏิบัติ
          คณะกรรมการกองทุนควรจัดทำคู่มือปฏิบัติงานเพื่อใช้เป็นแนวทางในการติดตามการปฏิบัติงานของผู้ให้บริการ โดยในคู่มือปฏิบัติงานควรครอบคลุมในเรื่องต่อไปนี้
             
             1. การติดตามให้บริษัทจัดการลงทุนตามนโยบายที่ตกลงไว้

                    1.1 การกำหนดแนวทางการตรวจสอบการลงทุน
                             คณะกรรมการกองทุนควรจัดทำเอกสารประกอบการตรวจสอบการลงทุนของบริษัทจัดการ (checklist) โดยอ้างอิงจากนโยบายการลงทุนและข้อจำกัดการลงทุนของกองทุน โดยใน checklist จะต้องระบุประเภทหลักทรัพย์ที่อนุญาตให้ลงทุน ประเภทหลักทรัพย์ที่ห้ามลงทุน รวมถึงการดำรงอัตราส่วนตามที่กฎหมายกำหนดและตามข้อจำกัดการลงทุนของแต่ละกองทุน แล้วจึงตรวจสอบข้อมูลสถานะการลงทุนรายเดือนกับ checklist ที่จัดเตรียมไว้ โดยมีประเด็นที่คณะกรรมการกองทุนต้องพิจารณา ดังนี้
                              มีการลงทุนในหลักทรัพย์นอกกรอบนโยบายที่กำหนดไว้หรือไม่ ทั้งประเภทหลักทรัพย์และอัตราส่วนการลงทุน
                              มีการเกินอัตราส่วนในกรณีที่ไม่ได้เกิดจากการลงทุนเพิ่มหรือไม่
                              มีการเกินอัตราส่วนในกรณีที่เกิดจากการลงทุนเพิ่มหรือไม่

                    1.2 กำหนดมาตรการดำเนินการหากมีกรณีการลงทุนไม่เป็นไปตามข้อ 1.1
                             (ก) กรณีบริษัทจัดการลงทุนนอกกรอบนโยบายการลงทุนที่กำหนดไว้
                                     คณะกรรมการกองทุนต้องให้บริษัทจัดการรายงานเป็นลายลักษณ์อักษรทันที โดยชี้แจงสาเหตุของการลงทุนนอกกรอบนโยบายการลงทุนที่กำหนดไว้และแนวทางแก้ไข เพื่อเป็นข้อมูลประกอบการพิจารณาลงทุนในหลักทรัพย์ต่อไปหรือไม่ ทั้งนี้ หากการแก้ไขทำให้กองทุนได้รับผลขาดทุนก็จะกระทบต่อผลประโยชน์ของสมาชิกด้วย คณะกรรมการกองทุนควรตรวจสอบสัญญาการจัดการลงทุนว่าได้ระบุเงื่อนไขการชดเชยค่าเสียหายไว้หรือไม่ ซึ่งหากมีการกำหนดเงื่อนไขดังกล่าวไว้ คณะกรรมการกองทุนจะต้องเรียกร้องให้บริษัทจัดการชดเชยค่าเสียหายให้แก่กองทุน แต่หากในสัญญาไม่ได้กำหนดเงื่อนไขการชดเชยค่าเสียหายไว้ คณะกรรมการกองทุนอาจแก้ไขสัญญาโดยระบุเงื่อนไขดังกล่าวเพิ่มเติมในการจัดทำสัญญาครั้งต่อไปได้
                             (ข) กรณีบริษัทจัดการลงทุนเกินอัตราส่วนโดยไม่ได้ลงทุนเพิ่ม
                                   โดยที่กฎหมายกำหนดให้บริษัทจัดการต้องรายงานให้คณะกรรมการกองทุนทราบภายใน 3 วัน เมื่อคณะกรรมการกองทุนทราบรายงานดังกล่าวแล้ว จะต้องพิจารณาว่าควรจะคงไว้ซึ่งหลักทรัพย์ดังกล่าวต่อไปหรือไม่ หากเหตุผลของการเกินอัตราส่วนมาจากมูลค่าทรัพย์สินสุทธิของกองทุนลดลง โดยเหตุจากกองทุนต้องจ่ายเงินให้กับสมาชิกที่สิ้นสมาชิกภาพจำนวนมากที่ออกจากกองทุนในขณะนั้น ซึ่งไม่ได้มีสาเหตุมาจากการเปลี่ยนแปลงในปัจจัยพื้นฐานของหลักทรัพย์ คณะกรรมการกองทุนก็สามารถให้ดำรงหลักทรัพย์ดังกล่าวต่อไปได้
                             (ค) กรณีบริษัทจัดการลงทุนเกินอัตราส่วนโดยเกิดจากการลงทุนเพิ่ม
                                     สามารถแบ่งได้เป็น 2 กรณี คือ
                                        กรณีเกินอัตราส่วนจากที่กฎหมายกำหนด  
                                          กฎหมายกำหนดให้บริษัทจัดการแก้ไขให้เป็นไปตามอัตราส่วนที่กำหนดภายใน 3 วันทำการ และหากแก้ไขไม่ได้ให้รายงานให้สำนักงานทราบเพื่อพิจารณาดำเนินการตามความเหมาะสมต่อไป
                                        กรณีเกินอัตราส่วนจากที่กำหนดในนโยบายการลงทุน
                                          คณะกรรมการกองทุนต้องกำหนดให้บริษัทจัดการรายงานให้ทราบถึงสาเหตุของการเกินอัตราส่วน การดำเนินการแก้ไข และมาตรการป้องกันในอนาคต และหากในสัญญาการจัดการระบุเงื่อนไขการชดเชยค่าเสียหายไว้ คณะกรรมการกองทุนต้องเรียกร้องให้บริษัทจัดการชดเชยค่าเสียหายให้แก่กองทุนด้วย
                                     อย่างไรก็ดี การดำเนินการแก้ไขทั้ง 2 กรณีข้างต้น อาจทำให้กองทุนได้รับผลกำไรหรือขาดทุนก็ได้ หากกองทุนได้รับผลขาดทุนก็จะกระทบต่อผลประโยชน์ของสมาชิกด้วย ซึ่งคณะกรรมการกองทุนควรตรวจสอบสัญญาการจัดการลงทุนว่าได้ระบุเงื่อนไขการชดเชยค่าเสียหายไว้หรือไม่ หากมีการกำหนดเงื่อนไขดังกล่าวไว้ คณะกรรมการกองทุนจะต้องเรียกร้องให้บริษัทจัดการชดเชยค่าเสียหายให้แก่กองทุน แต่หากในสัญญาไม่ได้กำหนดเงื่อนไขการชดเชยค่าเสียหายไว้ คณะกรรมการกองทุนอาจแก้ไขสัญญาโดยระบุเงื่อนไขดังกล่าวเพิ่มเติมในการจัดทำสัญญาครั้งต่อไปได้

             2. การติดตามให้บริษัทจัดการคำนวณราคาทรัพย์สินของกองทุนตามประกาศสมาคมบริษัทจัดการลงทุน

                    โดยหลักการแล้ว บริษัทจัดการมีหน้าที่คำนวณราคาทรัพย์สินให้เป็นไปตาม ประกาศสมาคมบริษัทจัดการลงทุน โดยใช้หลักการประเมินมูลค่ายุติธรรม (mark to market) ในบางกรณีบริษัทจัดการอาจเห็นว่าราคาทรัพย์สินที่กำหนดขึ้นตามประกาศสมาคมบริษัทจัดการลงทุนไม่เหมาะสม บริษัทจัดการอาจกำหนดราคาทรัพย์สินขึ้นใหม่ได้ เช่น กรณีที่บริษัทจัดการได้รับแจ้งว่าหุ้นกู้ที่กองทุนถืออยู่จะงดจ่ายดอกเบี้ยเป็นระยะเวลา 5 ปี ทำให้ไม่มีราคาตลาดของหุ้นกู้และไม่มีราคาที่เสนอจากบริษัทผู้เสนอซื้อเสนอขาย (market maker) ซึ่งหากราคาทรัพย์สินตามประกาศไม่ได้สะท้อนมูลค่าที่แท้จริง บริษัทจัดการจะหาราคาทรัพย์สินขึ้นใหม่และแจ้งให้คณะกรรมการกองทุนทราบ และให้คณะกรรมการกองทุนทักท้วงภายใน 3 วันทำการ ซึ่งคณะกรรมการกองทุนจะต้องพิจารณาว่าราคาทรัพย์สินที่กำหนดขึ้นใหม่มีความเหมาะสมและเป็นธรรมกับสมาชิกหรือไม่ เช่น
                      หากกำหนดราคาต่ำไป อาจทำให้สมาชิกปัจจุบันและสมาชิกที่ลาออกได้รับผลประโยชน์น้อยกว่าที่ควรได้รับ ขณะที่สมาชิกใหม่ได้ประโยชน์จากการเข้ากองทุนด้วยราคาต่ำกว่าความเป็นจริง
                      หากกำหนดราคาสูงไป สมาชิกเข้าใหม่อาจเสียประโยชน์จากการเข้ากองทุนด้วย ราคาที่สูงเกินไป แต่สมาชิกปัจจุบันและสมาชิกที่ลาออกจะได้ประโยชน์จากมูลค่าที่สูงกว่าความเป็นจริง
                  
                    อนึ่ง หากคณะกรรมการกองทุนต้องการตรวจสอบว่า บริษัทจัดการประเมินราคาหลักทรัพย์ที่ไม่มีราคาตลาดด้วยวิธีใด และเป็นไปตามหลักเกณฑ์ที่ระบุไว้ในประกาศสมาคมบริษัทจัดการลงทุนหรือไม่ คณะกรรมการกองทุนอาจขอให้บริษัทจัดการเสนอรายงานการประเมินราคาหลักทรัพย์ที่ไม่มีตลาดรองรับให้แก่คณะกรรมการกองทุนได้ ซึ่งบริษัทจัดการอาจคิดค่าใช้จ่ายจากการให้บริการส่วนนี้เพิ่มเติม อย่างไรก็ดี ถึงแม้ว่าคณะกรรมการกองทุนจะไม่ได้ขอให้บริษัทจัดการจัดทำบริการนี้เพิ่มเติม คณะกรรมการกองทุนก็สามารถไว้วางใจได้ในระดับหนึ่งว่า ผู้สอบบัญชีกองทุนจะเป็นผู้ตรวจสอบการประเมินราคาหลักทรัพย์ของกองทุนว่าเหมาะสมหรือไม่ แต่จะเป็นการสุ่มตรวจสอบปีละครั้งเท่านั้น  

             3. การติดตามผลการดำเนินงานของกองทุน

                    โดยหลักการแล้ว ผลการดำเนินงานในอดีตของบริษัทจัดการไม่ได้รับประกันผลการดำเนินงานในอนาคต แต่นับได้ว่าเป็นปัจจัยหนึ่งที่สะท้อนถึงประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานของบริษัทจัดการได้เป็นอย่างดี ดังนั้น คณะกรรมการกองทุนจึงควรต้องมีการติดตามข้อมูลผลการดำเนินงานของกองทุนอย่างใกล้ชิด โดยคณะกรรมการกองทุนควรดำเนินการ ดังนี้

                    3.1 พิจารณาเปรียบเทียบกับตัวชี้วัด (benchmark)
                              เช่น นโยบายการลงทุนในตราสารทุน ให้ใช้อัตราผลตอบแทนของดัชนีตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทยเป็นเครื่องมือเปรียบเทียบผลการดำเนินงาน นโยบายการลงทุนในเงินฝากให้ใช้อัตราเงินฝากประจำ 1 ปี เป็นเครื่องมือเปรียบเทียบผลการดำเนินงาน เป็นต้น ซึ่งคณะกรรมการกองทุนสามารถค้นหาข้อมูลตัวชี้วัด ได้ดังนี้
                                SET index หาได้จากตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย
                                ThaiBMA government bond index, ThaiBMA composite bond index  และ ThaiBMA ZRR bond index หาได้จาก สมาคมตลาดตราสารหนี้ไทย
                                อัตราดอกเบี้ยเงินฝากประจำ 1 ปี ที่กองทุนสำรองเลี้ยงชีพพึงได้รับ วงเงิน 1 ล้านบาท ของ 4 ธนาคารใหญ่ หาได้จากเว็บไซต์ของธนาคารกรุงเทพ จำกัด(มหาชน) ธนาคารกสิกรไทย จำกัด (มหาชน) ธนาคารกรุงไทย จำกัด (มหาชน) และธนาคารไทยพาณิชย์ จำกัด (มหาชน)

                    3.2 พิจารณาเปรียบเทียบกับกองทุนอื่น โดยการเปรียบเทียบอาจทำได้ 2 กรณีคือ
                             (ก) เปรียบเทียบกับกองทุนที่มีนโยบายเดียวกันของบริษัทจัดการอื่น   คณะกรรมการกองทุนอาจสอบถามมูลค่าต่อหน่วยจากเพื่อนคณะกรรมการกองทุนของนายจ้างรายอื่น เพื่อนำมาเปรียบเทียบกับผลการดำเนินงานของบริษัทจัดการ หากมีความแตกต่างก็อาจสอบถามรายละเอียดจากบริษัทจัดการได้

ตัวอย่างการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานของกองทุน
ภายใต้บริษัทจัดการ A,B,C
นโยบายการลงทุนแบบผสม

บริษัทจัดการ

มูลค่าต่อหน่วย (บาท)

เปลี่ยนแปลง (%)

ปี 2544

ปี 2545

บริษัทจัดการ A

10

10.65

6.5%

บริษัทจัดการ B

10

10.55

5.5%

บริษัทจัดการ C

10

10.75

7.5%

หมายเหตุ : หากบริษัทจัดการ B กำลังบริหารกองทุนของท่านอยู่ คณะกรรมการกองทุนควรให้บริษัทจัดการ B ชี้แจงถึงอัตราผลตอบแทนที่ได้รับ เพื่อหาสาเหตุว่า การที่อัตราผลตอบแทนต่ำเป็นเพราะความสามารถของบริษัทจัดการหรือมีข้อจำกัดการลงทุนที่แตกต่างจากกองทุนอื่นหรือไม่ เป็นต้น

                             (ข) เปรียบเทียบกับกองทุนที่มีนโยบายแตกต่างกัน ซึ่งอาจจัดการภายใต้บริษัทจัดการเดียวกันก็ได้ โดยสอบถามมูลค่าต่อหน่วยกับบริษัทจัดการ เพื่อพิจารณาถึงการปรับปรุงนโยบายการลงทุนในอนาคต
 

ตัวอย่างการเปรียบเทียบผลการดำเนินงานของกองทุน
ภายใต้บริษัทจัดการ A

นโยบายการลงทุน

มูลค่าต่อหน่วย (บาท)

เปลี่ยนแปลง (%)

ปี 2544

ปี 2545

กองทุนความเสี่ยงต่ำ

10

10.30

3%